Selon l’article L3243-4 du Code du Travail, chaque entreprise se doit de conserver les bulletins de paie de ses collaborateurs, que ce soit dans un format papier ou un format numérique.
Vous souhaitez un outil fiable & sécurisé pour conserver ces données ?
Découvrez dans cet article les intérêts du coffre-fort numérique.
Un coffre-fort est un système d’archivage électronique (SAE), c’est à dire une plateforme sécurisée de stockage et de distribution de documents à valeur probante.
Il doit respecter de nombreux critères définis dans des textes de lois tels que :
Ce SAE doit également prendre en compte les obligations de conservations des bulletins de paie :
Pour le moment, aucune obligation légale n’est en vigueur sur la mise en place de ces outils.
En revanche, que vous soyez un dirigeant d’entreprise ou un responsable RH, vous avez tout intérêt à mettre en œuvre un coffre-fort salarié pour le stockage et la distribution de vos bulletins de salaire.
En effet, depuis le décret de la loi El Khomri de 2016, la règlementation et le contexte sanitaire ont évolué. Ces changements ont accéléré la dématérialisation des bulletins et ont amélioré l’adhésion des salariés.
Pour rappel, l’envoi par mail du bulletin de salaire ou le dépôt sur un système de drive non sécurisé ne s’apparentent pas à de la dématérialisation et sont interdits.
Un coffre-fort numérique conforme à la réglementation en vigueur vous assure le respect de vos obligations en termes d’accessibilité, de pérennité et de confidentialité.
Vous et vos salariés disposent à tout moment des documents dans une plateforme hautement sécurisée. Par conséquence, le nombre de demandes de duplicata au service RH s’en trouvera fortement réduit évitant ainsi les taches chronophages.
Vous allez pouvoir libérer de la place physique de stockage des documents. Terminée la recherche fastidieuse dans les salles d’archives !
La mise en œuvre de ces plateformes vous permet également d’automatiser et d’améliorer vos processus afin de gagner en confort et en productivité.
En mettant un coffre-fort numérique à disposition de vos salariés, vous valorisez l’image de l’entreprise par la mise en place d’un service de qualité. Vous démontrez ainsi l’évolution de l’entreprise dans sa transformation digitale.
Le rôle de votre intégrateur :
N’hésitez pas à contacter Naviso, notre équipe de consultants comptabilité est à votre disposition pour répondre à vos questions.