Le monde de la comptabilité ne cesse d’être impacté par les évolutions numériques notamment dans le cadre de la gestion des documents comptables et de la facture électronique. La reconnaissance automatique rendue possible grâce à la technologie OCR permet de scanner et d’enregistrer toutes sortes de documents administratifs et comptables.
Comment fonctionne un logiciel OCR ?
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Que signifie précisément OCR ?
Le système OCR (Optical Character Recognition en anglais) ou bien ROC (Reconnaissance Optique de Caractères) en français est un système qui permet de scanner un texte qui pourra ensuite être édité sur un smartphone ou sur un ordinateur. Le système OCR est capable de lire un contenu en permettant la reconnaissance automatisée de textes imprimés et la retranscription en fichier électronique.
Le texte sur un document scanné lu par un smartphone ou un ordinateur peut ensuite être utilisé pour remplir automatiquement un formulaire, c’est ce qu’il se passe lorsque vous enregistrez des factures dans vos applications comptables.
Comment va procéder le logiciel OCR ?
Pour scanner et surtout éditer un texte, le logiciel OCR va comparer les couleurs noires et blanches d’un document pour déterminer chaque code alphanumérique. Le système reconnaît ensuite chaque caractère et le convertit en texte ASCII (Code américain normalisé pour l’échange d’information).
Dans quels secteurs est utilisé l’OCR ?
En plus d’être utilisé pour les logiciels de comptabilité, le système OCR est utilisé dans de nombreuses situations comme pour la documentation officielle, pour le traitement du courrier mais aussi pour les applications pour smartphone en étant utile pour différentes fonctions : scanner un ticket de caisse ou encore scanner et reconnaître un document écrit à la main.
Voici les principaux secteurs concernés par la technologie OCR :
- L’expertise-comptable : l’OCR contribue à automatiser une grande partie de sa comptabilité : gestion et récupération des factures reçues …
- Le domaine bancaire, les assurances ou encore les valeurs mobilières.
- La santé pour numériser l’historique médical complet des patients.
- Le juridique pour numériser et conserver des documents comme les jugements, les avis, les testaments.
Quels sont les avantages d’un logiciel OCR ?
Il facilite la manipulation des données et fluidifie la circulation des documents dans l’entreprise. La saisie de données devient elle aussi plus rapide et contribue à la hausse de la productivité de vos collaborateurs.
Voici quelques autres avantages de l’OCR :
- La numérisation et l’archivage numérique
- Facilite la recherche de données
- Permet la diminution de l’empreinte carbone
- Vérification de possible d’écarts et d’informations en doublon
Quelle technologie se cache derrière l’OCR utilisé en comptabilité ?
Grâce à la technologie OCR, vous pouvez scanner les notes de frais, les factures papier ou tout autre document administratif utile dans la gestion d’une entreprise.
Le logiciel OCR convertit les données des factures numérisées et les transfère sur un logiciel de comptabilité. Le logiciel de comptabilité ou de gestion des factures conserve une copie électronique des factures papier.
La technologie OCR n’a de cesse de s’améliorer grâce à l’intelligence artificielle (IA). Les technologies comme le deep learning et les réseaux de neurones artificiels ont donné vie à de nouvelles technologies qui s’intègrent aux logiciels de reconnaissance optique de caractères pour leur permettre de mémoriser le contenu des documents d’impression.
Chez Naviso, nous analysons les usages de nos clients et proposons d’adapter ces technologies à leurs besoins, de proposer de nouvelles organisations de travail intégrant ces solutions dans les tâches quotidiennes des équipes.