Facture électronique, quels impacts pour l’entreprise ?

En 2024, c’est à dire demain, la réforme relative à la généralisation des factures électroniques entrera en vigueur et changera drastiquement les process de nos entreprises. Les nouveautés introduites par la réforme doivent leur permettre de repenser leur stratégie digitale et d’entamer ou poursuivre leur transformation numérique.

Une facture transmise en PDF (facture numérisée ou PDF générée à partir d’un outil bureautique) ne sera pas considérée comme une facture électronique dans le cadre du nouveau dispositif. Il faudra qu’elle puisse être traitée de manière automatique et électronique et qu’elle respecte les critères suivants :

• L’authenticité de son origine : garantir l’identité de son émetteur ;
• L’intégrité de son contenu : celui-ci ne doit pas pouvoir être modifié. Le cas échéant, toute tentative de modification de son contenu doit pouvoir être détectée ;
• La lisibilité : tout le monde doit être en mesure de la lire.

En quelques dates :

• Juillet 2024 : Obligation pour TOUTES les entreprises quelle que soit leur taille d’être en capacité de recevoir et traiter des factures électroniques et pour les grandes entreprises d’émettre des factures électroniques ;
• Janvier 2025 : Obligation pour les ETI (CA < 1.5 Md€ et effectif entre 250 et 5000 personnes) d’émettre des factures électroniques ;
• Janvier 2026 : Obligation pour les PME (CA < 50 M€ et effectif < 250 personnes) et TPE (CA < 2M€ et effectif < 10 personnes) d’émettre des factures électroniques.

Cette réforme changera en profondeur les usages de nos entreprises en ce qui concerne le circuit de validation des factures mais aussi toute la chaine administrative.

Les relations avec l’administration fiscale vont également être bouleversées en passant d’un contrôle mensuel des données à un contrôle en continu, permettant ainsi de détecter plus rapidement les anomalies et de les corriger.

Il existe plusieurs formats de factures plus ou moins simples à émettre, qui présentent selon les secteurs d’activités des avantages différents. L’important est que la facture soit lisible et les données structurées.

En résumé :

• Le format EDI, données structurées mais parfois complexe à mettre en œuvre et dont la lisibilité n’est pas native ;
• La Factur-X , comportant une partie PDF lisible par l’utilisateur accompagnée de données structurées permettant de traiter le contenu de manière automatisée.

Autre point important, la transmission des factures devra se faire par un portail public de facturation ou par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) privées.

Chaque entreprise devra donc choisir un prestataire afin de prendre en charge l’émission et la réception de factures. Ces plateformes devront être tiers de confiance. Pour être considérés comme tel, les opérateurs de plateforme de dématérialisation devront disposer d’un numéro d’immatriculation délivré par l’Administration.

• La réforme a de nombreux objectifs pour l’ensemble de l’écosystème concerné par la facturation électronique.

  Les entreprises vont pouvoir automatiser leurs traitements comptables et disposer d’une base de données fiables et exploitables.

  Le contrôle continu des factures sera alors plus simple à réaliser, ce qui modifiera l’organisation des paiement clients ou fournisseurs dans l’entreprise. On peut ainsi espérer une réduction des délais de paiement, des gains de productivité et un allègement de la charge administrative.

  Les déclarations de TVA seront également simplifiées par un remplissage automatique des données.

   

  La sécurité des données, élément critique des années à venir, sera renforcée grâce à une meilleure traçabilité.

   

  La mise en œuvre de la facture électronique s’inscrit aussi dans une démarche éco-responsable en transformant l’émission papier en un traitement numérique moins générateur de gaz à effet de serre.

   

  Enfin, cette réforme est essentielle pour l’Administration, dans la mesure où le contrôle des données sera facilité. Le recours à la facturation électronique améliorera la détection des fraudes, notamment les fraudes TVA.

Vous conseiller dans le cadre de cette nouvelle réforme… Voilà une des missions de votre intégrateur de logiciels. Son rôle va être de :

• vous informer des nouveautés technologiques adaptées aux obligations légales et vous donner de la lisibilité sur l’avenir ;
• vous conseiller dans le choix de vos solutions technologiques ;
• vous accompagner dans votre stratégie digitale et dans la mise en œuvre de nouvelles solutions.

Vous vous sentez concerné par ce sujet au sein de votre entreprise ? Vous vous posez des questions sur les impacts de la facture électronique sur vos équipes et votre organisation ?